Onboarding handler om ledelse

Nye medarbejdere har krav på ledertid og fokus, men de giver også en unik mulighed for at få set organisationen efter i sømmene. God planlægning og en dedikeret indsats fra lederens side er med til at reducere antallet af ”fejlrekrutteringer” og styrker relationerne i organisationen og dermed sammenhængskraften.

Planlægningen er helt central for en succesfuld onboarding af nye medarbejdere og starter længe før rekrutteringen. I nogle organisationer kan lederen få hjælp af HR-afdelingen, der har udarbejdet en skabelon med de vigtigste overskrifter. Skabelonen må dog ikke blive en sovepude, der fritager lederen for de overvejelser, der naturligt skal gå forud for en ansættelse og er en del af den konkrete plan for den nye medarbejder.

Nogle af de vigtige overordnede overvejelser ved onboarding er:

  • Hvilke handlinger og indsatser skal den nye medarbejder bidrage med i forhold til organisationens strategi de kommende 3 år?
  • Hvilke succeskriterier skal sættes op og hvordan måles de?
  • Bruger du prøveperioden aktivt? Har du for eksempel styr på, hvilke succeskriterier, der skal være opfyldt inden den endelige fastansættelse?
  • Hvilke kollegaer skal den nye medarbejder møde med temaerne:
    Viden, færdigheder og adfærd? Og hvilken dagsorden skal møderne have?
  • Hvilke mentorer skal udpeges og uddannes?
  • Hvordan introduceres den nye medarbejder for kollegaerne inden tiltrædelsen, f.eks. deltagelse i ansættelsen eller forventningsafstemning til den ønskede indsats i onboarding?
  • Hvilket brand vil du som leder opbygge overfor fremtidige samarbejds-partnere og medarbejdere?
  • Hvordan kan de ”nye øjne” gavne den fremtidige organisation?
  • Hvilke møder skal lederen have for at følge op på planen, indsatser, succeskriterier og ikke mindst læring i forhold til onboarding-forløbet?

Disse punkter bør du blandt andet forholde til, før du går i gang med den konkrete plan.

Ansættelsen markerer starten på onboarding og kalder på fokuseret, vedholdende og insisterende ledelse. En effektfuld onboarding kræver at planen følges, både når det angår de enkelte elementer, men også de løbende samtaler lederen skal have for at følge op på indsatser og succeskriterier.

Naturlige milepæle i en onboardingproces er:

Før ansættelsen:
– Kommunikation (introbrev – hvad venter den første dag, parkering etc.)
– Plan (aftaler om og indhold på møder med vigtige interessenter)
– Praktik (blomster, computer, visitkort, skrivebord, telefon, mailadresse, arbejdstøj etc.)

Første dag:
– Velkomst  (der er sat tid af, rundvisning, møde med nærmeste leder og mentor)

Første uge:
– Møde med direktionen (vision, mål og strategi)
– Organisatorisk viden (møder med vigtige kultur-bærere/fornyere, intro til administrative systemer, tid til at lande, relevant læsestof)

Første måned:
– Afklare succesmål for de første 30, 60 og 89 dage
– Møder med vigtige kunder, kollegaer og øvrige samarbejdspartnere – internt og eksternt
– Opfølgning på onboardingsprocessen – kører den som den skal?

Første 89 dag:
– Uddannelse/specialfaglig udvikling
– Fokus på forretningsmæssig succes (lykkes onboardingen?)
– Fokus på relationelle og sociale kompetencer (er matchet i orden?)

Evaluering og gensidig læring
– Hvad har vi lært – organisatorisk og individuelt – og skal vi fortsætte?
– Hvis ja – udviklingsplan for de kommende 6 måneder
– Hvis nej – afvikling

Prøvetiden, ovenfor beskrevet som 89 dage, er tiden hvor den nye medarbejder og organisationen ser hinanden an. Erfaringer viser, at det har stor effekt for en nyansat, at der løbende følges op på målsætninger og der gives en officiel fastansættelse og dermed accept.

”Culture eats strategy for breakfast” – citat Peter Drucker.

Selv de bedste planer er spildte, hvis ikke de gennemføres – og der kan være organisationer, hvor der er en udbredt kultur for, at man ikke følger planen, selvom den er der. Det er lederens ansvar at skabe en kultur, hvor nye medarbejdere føler sig velkomne og accepterede – og dermed hurtigst muligt bliver et aktiv for den organisation, de nu er en del af.

Senere vil jeg skrive et indlæg om, hvor vigtigt det er med en ordentlig onboarding-proces for især nøglemedarbejdere, interne konsulenter og ledere – som ofte kræver andet og mere end en et standardiseret onboarding-proces.

Hvad er din vigtigste erfaring med onboarding og velkomst af nye medarbejdere?